Le Programme de Négociations Européennes (PNE) est une initiative qui rationalise et regroupe les actions de l’IEAP en matière d’apprentissage, de développement personnel, de coaching et de recherche sur les processus de négociation impliquant les fonctionnaires nationaux et européens dans le cadre du système de gouvernance de l’Union européenne. Le PNE vise à consolider les processus décisionnels de l’UE à l’aide d’éléments de théorie de négociation, à rendre les aptitudes de négociation intuitives plus rationnelles et pragmatiques, à enrichir les expériences de négociation personnelles grâce à des pratiques exemplaires et à développer la recherche sur les négociations européennes en général. Le programme propose quatre activités ouvertes complémentaires pour accroître la participation des représentants et négociateurs aux processus décisionnels européens : « Techniques de négociation de l’UE » (I), « Gérer les défis liés à la communication et à la dimension interculturelle » (II), « Gérer les négociations avec le Parlement européen » (III) et « Les défis de la Présidence » (IV). Bien que ces quatre activités aient été conçues comme un cursus professionnel destiné à accompagner les négociateurs européens, il est également possible de s’inscrire à des formations isolées sans respecter l’ordre des modules.
Groupe cible
Ce séminaire intéressera particulièrement les fonctionnaires régionaux, nationaux ou européens qui participent aux négociations inhérentes aux processus décisionnels de l’Union européenne, et en particulier les gestionnaires et coordinateurs de dossiers basés dans des capitales européennes ou actifs au sein d’autorités régionales ou d’agences, les représentants siégeant au sein des organes préparatoires du Conseil, les attachés et conseillers des représentations permanentes, ainsi que les fonctionnaires des institutions et agences de l’Union.
Description
Ce séminaire de 3 jours vise à aider les participants à identifier, utiliser et améliorer les techniques permettant d’affronter en toute sécurité les processus multilatéraux de négociation qui se déroulent à tous les stades du système de gouvernance de l’UE. Pour participer efficacement à ces processus, il importe de bien maîtriser les paramètres méthodologiques, stratégiques, protocolaires, rhétoriques et comportementaux essentiels qui s’imposent aux représentants. Le programme assure pour l’essentiel un transfert de connaissances techniques et d’outils politiquement corrects permettant aux délégués investis d’un mandat d’exercer une influence adéquate et efficace.
Méthode
La méthode suivie est interactive et associe des aspects théoriques, des apports empiriques et un apprentissage par la pratique grâce à deux simulations de réunions entre des représentants nationaux au sein d’organes préparatoires ceux du Conseil en l’occurrence. Ces deux exercices de simulation (jeux de rôle) visent à placer les participants dans des situations caractéristiques des négociations multilatérales inhérentes aux processus décisionnels européens. Les jeux de rôle et les sessions ciblées de compte rendu ou d’analyse transformeront cette formation en un laboratoire expérimental permettant aux participants d’évaluer et d’améliorer leur connaissance et leur pratique des techniques de négociation. L’enregistrement et une analyse vidéo seront utilisés pour mettre en lumière les éléments d’apprentissage à retenir et pour établir une liste ciblée, pratique et réaliste de choses à faire et à ne pas faire. Les participants recevront un manuel didactique sur mesure, ainsi que tous les documents techniques et procéduraux officiels de l’UE dans le but de se préparer de façon efficace à leurs négociations futures.
Objectifs
Au terme de la formation, chaque participant devrait avoir en sa possession une « boîte à outils » de techniques et d’aptitudes à négocier afin de pouvoir :
• élaborer une stratégie de négociation ;
• préparer la séance plénière ;
• planifier ses prises de parole ;
• appliquer les techniques permettant d’intervenir efficacement, constructivement et avec impact ;
• utiliser les règles de procédure ;
• développer des outils de marchandage et des solutions de compromis pour sortir d’une impasse, préparer des approches axées sur la résolution de problèmes ;
• envoyer des signaux adéquats et afficher une volonté de concession ;
• identifier, pour mieux réagir, les tactiques utilisées de façon courante dans les négociations multilatérales ;
• socialiser et partager l’information : quels sont les objectifs et les acteurs essentiels à avoir en ligne de mire ?
• rédiger un rapport à sa capitale ou à ses autorités afin de planifier l’avenir.
JOUR 1
Au cours de la première journée, une présentation générale des terrains procéduraux et des règles de base des négociations européennes sera suivie d’un exercice de simulation, dans le cadre duquel les participants seront mis en situation réelle de négociation et pourront ainsi mettre leurs connaissances et aptitudes en pratique.
Atelier : préparation d’une liste de choses à faire et à ne pas faire
Cette session offre aux participants l'occasion de partager leur expérience de négociation et leurs points de vue à propos des choses à faire et à ne pas faire dans les négociations européennes. Elle vise à identifier et à mieux délimiter les défis auxquels tout négociateur européen doit faire face.
Le terrain procédural des négociations européennes
L’objectif de cette session est de préparer le terrain pour la première simulation de négociation européenne en dispensant aux négociateurs qui se rendront « à Bruxelles » les connaissances multidisciplinaires indispensables à la bonne compréhension du processus décisionnel de l’Union. Une attention particulière sera accordée aux paramètres institutionnels et procéduraux essentiels du processus décisionnel dont les représentants doivent tenir compte. La session présentera une check-list des éléments institutionnels et procéduraux à identifier dans un dossier soumis à négociation à Bruxelles.
Déjeuner
Simulation I : examen d’une proposition de la Commission (avec enregistrement vidéo)
L'objectif de cet exercice est de placer les participants dans une situation caractéristique des négociations européennes. Dans le cas d’une proposition de la Commission, les questions à examiner portent sur les définitions et les objectifs, ainsi que sur la rapidité et l’étendue du rapprochement des législations nationales. Ces négociations se déroulent au sein d’un groupe de travail du Conseil.
Dîner
JOUR 2
La deuxième journée sera spécifiquement consacrée à l’analyse de l’exercice de simulation et de l’enregistrement vidéo. Elle sera axée sur la dynamique des procédures, sur les processus en cours et sur les acteurs concernés à l’intérieur et à l’extérieur de la salle, avant, pendant et après la session plénière. Les sessions de compte rendu et d’analyse visent à élaborer des conseils pratiques et à dégager les éléments d’apprentissage à retenir pour permettre aux participants d’affronter sereinement un éventail de situations réelles de négociation.
Évaluation de l'exercice de simulation I (première partie)
Discussion de groupe et séance de questions/réponses permettant aux participants de faire le lien entre la simulation et la réalité en exprimant leurs impressions, interrogations et questions. Cette session devrait notamment apporter une réponse à toutes les questions concernant les procédures.
Évaluation de l’exercice de simulation I : analyse de la vidéo
L’analyse de la vidéo devrait mettre en lumière les aspects des processus de négociation qui passent habituellement inaperçus ; elle permet également de mieux passer au crible les techniques, outils et aptitudes concernés afin de les traduire en outils de négociation concrets.
Déjeuner
Évaluation de l’exercice de simulation I : les techniques de négociation de l’UE en situation réelle
L’objectif de cette session est de passer en revue les choses à faire et à ne pas faire dans le cadre des processus de négociation européens. Elle se focalisera sur les moyens permettant d’assurer un impact sur une réunion et d’influencer les négociations en utilisant des techniques adéquates de communication et de négociation dans un contexte multilatéral. L’attention se portera également sur les approches et techniques à mettre en œuvre pour sortir d’une impasse et parvenir à un compromis.
JOUR 3
Au cours de cette dernière journée, les processus habituels de recherche de compromis législatifs et techniques précédemment expérimentés seront laissés de côté et les activités se concentreront sur des situations de négociation dans lesquelles les processus de marchandage impliquent des positions et des intérêts nationaux sensibles.
Exercice de simulation II : gérer les processus de marchandage
L’objectif de ce deuxième exercice de simulation est de mettre en scène, pour en tirer les enseignements, un processus de négociation relatif à la répartition des charges entre les États membres et aux engagements collectifs pris par ceux-ci. Cette simulation porte sur un aspect des négociations européennes qui a toujours existé, mais qui a pris de l’ampleur au fil des élargissements successifs.
Évaluation de l’exercice de simulation II
L’objectif de cette session est d’examiner les meilleures manières d’aborder des négociations lorsque les acteurs sont soumis à des pressions, à des contraintes liées aux priorités politiques et nationales, à des enjeux spécifiques et à des intérêts économiques particuliers. La session présentera la théorie du marchandage et décrira les règles tactiques qui permettent d’engranger des bénéfices individuels et mutuels en combinant assertivité et diplomatie. Elle s’intéressera également de près aux méthodes permettant aux délégués de faire rapport des processus de négociation à leur capitale ou à leur autorité de tutelle afin de s’assurer une marge de manœuvre suffisante et une zone d’influence dans les négociations.
Déjeuner
Ultimes considérations pour les négociations futures
L’objectif de cette session est de faire la synthèse des outils et techniques dont les négociateurs européens peuvent faire usage pour influencer consciemment et habilement les processus décisionnels de l’Union européenne. Ces recommandations seront complétées par un enregistrement vidéo d’une session de négociation réelle au sein du Conseil, qui sera présentée pour clôturer le séminaire.
Fin du séminaire
Programme
Le programme commencera le premier jour à 09h et se terminera le troisième jour à 16h.
Lieu du séminaire
Le séminaire à Maastricht aura lieu dans la Salle Bleu (1.16) de l’Institut européen d’administration publique, O.L. Vrouweplein 22, NL-6211 HE Maastricht, tél. : +31.43.3296222, fax : +31.43.3296296.
Langues de travail
Le séminaire se tiendra en langue anglaise, avec traduction simultanée en français. La traduction simultanée sera assurée à condition qu’il y ait un nombre minimum de participants souhaitant la traduction. Veuillez indiquer votre langue de préférence sur le formulaire d’inscription.
Droits d’inscription
Les droits d’inscription s’élèvent à 1325 € et comprennent la documentation, troix déjeuners, un dîner et les boissons. Notez que les frais de voyage et de séjour sont à la charge des participants ou de leur administration.
L’IEAP fait bénéficier ses membres d’une réduction de 10% sur les droits d’inscription. Cet avantage est accordé à tous les fonctionnaires de l’administration publique des pays membres de l’IEAP (à savoir : AT, BE, BG, CY, CZ, DK, EE, FI, FR, DE, GR, HU, IE, IT, LT, LU, MT, NL, PL, PT, ES, SE, UK), de même qu’aux fonctionnaires des institutions, organes et agences de l’UE.
Les fonctionnaires des institutions, organes et agences de l’UE sont invités à se renseigner sur les conditions applicables. Si vous avez droit à une réduction, veuillez cocher la case correspondante sur le formulaire d'inscription. Il est à remarquer que les réductions ne peuvent être cumulées. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, vous pouvez consulter notre site Internet.
Inscription
Veuillez remplir le formulaire d'inscription en ligne avant date de clôture.
Vos coordonnées seront enregistrées dans notre base de données et utilisées uniquement pour l’envoi d’informations sur nos activités. Si vous ne souhaitez pas être inclus dans notre fichier d’adresses, veuillez cocher la case correspondante dans le formulaire d’inscription.
Réservation d’hôtel
L’Institut se propose de réserver pour vous une chambre dans un hôtel situé à Maastricht. Nous avons effectué une réservation en bloc dans Hôtel Beaumont**** (www.beaumont.nl), au prix de 101 € par pers./nuit (petit déjeuner et taxe de séjour inclus). Si vous souhaitez profiter de cette opportunité, veuillez indiquer vos dates d’arrivée et de départ sur le formulaire d’inscription. Le règlement de la note se fera directement et individuellement à la réception de l’hôtel avant votre départ. Nous attirons votre attention sur le fait que si vous vous inscrivez après de la date de clôture, nous ne pouvons pas vous garantir la réservation d’hôtel.
Repas
Les déjeuners seront servis à l’IEAP. Si vous désirez un menu particulier (par ex. végétarien ou diabétique), veuillez en informer l’organisatrice de programmes afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires.
Confirmation
Dès réception du formulaire d’inscription dûment complété, une confirmation de participation vous sera envoyée.
Paiement
La participation ne sera enregistrée qu’après réception de votre paiement. Veuillez indiquer sur le formulaire d’inscription le mode de paiement choisi. De toute façon, le participant ou son administration recevra une facture pour le paiement des droits d’inscription. En cas de désistement après la date mentionnée sur le formulaire d’inscription, nous nous verrons dans l’obligation de vous réclamer une contribution de 150 €, à moins qu’une autre personne ne vous remplace.
Politique d’annulation
L’IEAP se réserve le droit d’annuler le séminaire jusqu’à 2 semaines avant la date prévue. L’Institut ne pourra être tenu responsable des frais éventuels occasionnés (voyage, hôtel, etc.). Pour en savoir plus sur la politique d’annulation de l’IEAP, consultez notre site Internet.
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